2022年10月14日
株式会社ネオジャパン

～変化するビジネスコミュニケーションを研究する「NEOビズコミ研究所」新設～ 浸透しつつある業務でのチャットツールを使ったコミュニケーション
導入により「効率が上がった」と考えるビジネスパーソンが6割超若年層だけでなく、ベテランもチャットツールに順応

株式会社ネオジャパン（本社：神奈川県横浜市、代表取締役社長：齋藤 晶議）は、DXの浸透やテレワークシフト等でコミュニケーションの在り方が変化していることを受け、現代ビジネスパーソンのコミュニケーション実態を把握・研究すべく、『NEOビズコミ研究所』を立ち上げました。初回の研究テーマは「チャットツール」。近年、ビジネスの現場で浸透が進む「チャットツール」の利用実態を詳らかにするため、全国のビジネスパーソン400名を対象に、「チャットツールに関する実態調査」を実施しました。

調査結果サマリー

• ① チャットツールの導入により業務の「効率が上がった」と考えているのは65％
  「効率が下がった」と考えるのは5％と少数
• ② チャットツールの利点は「短文のやりとりで完結する」が7割超
• ③ 使いこなし度に関する自己認識では「上手にコミュニケーションが取れている」が8割
• ④ Eメールに比べ「短文で済ませるようにしている」「くだけた文体を使用する」

調査概要

・調査対象: 業務でチャットツールを使う20 代～50 代のデスクワーカー400 名
・調査期間: 2022年8月～9月
・調査手法: Web 調査

結果詳細

効率が「上がった」派が多数

テレワークが浸透し、自宅に居ながら仕事が出来るようになった一方、対面でのコミュニケーションが薄くなったとも言われています。そんな中、デジタル上での会話を可能にしたチャットツール。果たして業務は効率化されているのでしょうか。チャットツールを使用しているビジネスパーソンに尋ねたところ、導入により「業務効率が上がった」と考える層が全体の65.8%でした(「とても効率が上がった」17.8％、「やや効率が上がった」48％計)。また、「特に変わらない」と回答した人が21.5％となりました。尚、回答の傾向に大きな年代差は見られず、若年層からベテランまでその恩恵を感じていることが伺われました。一方、「業務効率が下がった」と考える人は5.3%に留まり(「とても効率が下がった」1.3％、「やや効率が下がった」4％計)、「特に変わらない」が21.5%でした。

チャットツールの利点

さて、具体的にはどんな部分に利点を感じているのでしょうか。「効率が上がった」と考える理由を問うと、「短文でのやりとりで完結するから」(72.9％)が最も多く、次いで「リアルタイムでメッセージを把握し合えるから」(69.4％)が続きました。業務効率化のポイントとして「1つ1つのコミュニケーションがより短い時間で済む」「意思疎通のタイムラグが起きにくい」点が重宝されている様子が分かります。Eメールの時代には、「24時間以内の返信」がマナーと言われることもありましたが、チャットツールでは実際の会話と同じようなリアルタイム性が確保されました。また、3人に1人が「メンション機能により誰に当てた内容か明確だから」(32.7％)、「かしこまった挨拶が不要だから」(32.7％)と答えており、一般的にEメールには無かった「メンション機能」を使いこなして業務に当たっている様子や、SNS文化の浸透で体に馴染んだ「短文コミュニケーション」がプライベートだけでなく、業務にも広がっていることが伺えます。
年代差が出たのが「業務や内容ごとにスレッドを分けられるから」で、若年層(20代＋30代)が17.7％に対し、ベテラン層(40代＋50代)は29.4％おり、ベテランほど多くのプロジェクトを抱え、各プロジェクトごとにチャットツールを使いこなしスレッド別に管理しながら業務に当たっていると推察されました。
一方、少数派ながら存在する「効率が下がった派」を悩ませているのは、「複数のチャットツールを使っており煩雑になる」(3.2％)や「スレッドが細かく分かれ求めている内容を見つけづらいから」(2.5％)、「Eメールとチャットツールの併用により混乱してしまうから」(2.5％)等でした。

8割がチャットツールで「上手にコミュニケーション出来ている」

コミュニケーションの要諦は何と言っても、発する側と受け取る側が正しくストレス無く理解し合えるかどうか。そこで、業務の効率性だけでなく、「相手との意思疎通」という部分において上手にコミュニケーション出来ているかを尋ねてみると、「上手にコミュニケーション出来ている」と考える人が79.8％にも上りました(「かなり上手にコミュニケーション出来ている」14.5％、「それなりに上手にコミュニケーション出来ている」65.3％計)。反対に「上手にコミュニケーション出来ていない」と考える人は15.8％に留まり、この傾向に性差や年代差は見られませんでした。

Eメールとの「書き方」の差は

「型」を重んじる日本文化において、手紙を書く際には「拝啓、敬具」や時候の挨拶等、守るべき点が幾つもあります。Eメール登場後は、「お世話になります」「お疲れ様です」「ご確認よろしくお願いします」等の定型文が使用されるようになりました。さて、コミュニケーションのフィールドがチャットツールに置き換えられつつある今、「ならでは」の型やルールは生まれているのでしょうか。そこで、「Eメールと比較しての書き方の差」についても尋ねてみました。結果、「なるべく短文で済ませるようにしている」(58.8％)が1位で、全体の5割を超えました。これは微差ながら、上の世代のほうがその傾向が強く、若年層(20代＋30代)が53.5％に対し、ベテラン層(40代＋50代)は64％でした。次に多かったのが「同じ相手に送信する際もEメールよりくだけた文体を使用している」(37.5％)で、特に40代にこの傾向が強いという結果でした(40代は45%)。次いで多かったのが「『お疲れ様です』等の挨拶文を省略している」(35.5％)。こちらも40代に多い傾向でした(40代は44％)。
性差として特徴的なのが「スタンプ機能」の使い方でした。「スタンプ機能等で感情を表現するようにしている」と答えたのは、男性が20.5％に対して女性は33.5％。各チャットツールに備わったスタンプを使いこなしながら温もりのあるコミュニケーションを心がける女性ビジネスパーソン像が浮かび上がりました。

これらの調査結果を受けて最も印象的だったのは、「ベテラン層も新しいデジタルツールに順応出来ている」ということ。今の50代が就職した当時はまだ1人1台パソコンが無い時代。FAXで文書のやりとりをするケースもありました。しかしその後急速に端末が普及し、そこから約20年、ベテラン世代もパソコンを使いこなして仕事に打ち込んできたことを思えば、その順応力も意外ではないのかもしれません。また、当社を含むサービスの供給側が、より簡単に、より使いやすいツールの開発に取り組んで来たことも奏功していると言えそうです。 NEOビズコミ研究所では、今後も「現代ビジネスパーソンのコミュニケーション実態」をさまざまな角度から調査、分析して参ります。

ネオジャパンについて

ネオジャパンは創業から約30年にわたってグループウェアなどビジネスに役立つICTツールの開発を追求してきました。日本の商習慣に合わせた機能とわかりやすさにこだわった製品開発により導入実績は471万ユーザー^※を超えています。代表的な製品として、27のアプリケーションで、すぐに使いこなせ、快適な操作性を実現する、国内最大級の導入実績を持つグループウェア「desknet's NEO」、紙・メール・Excel主体の非効率な業務を4ステップで社内システム化するカスタムメイド型業務アプリ作成ツール「AppSuite」、現場の情報共有と共同作業のスピードをあげる、チャットベースのビジネスコミュニケーションツール「ChatLuck」があります。
※desknet's NEOのクラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計（2022年7月現在）

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